Otro giro del caleidoscopio 93º jueves 10 de enero de 201 – Capacitación, Entrenamientos (Training), Educación a Distancia, e-Learnings

Por María Eugenia Gutiérrez Brianza

El tema de la entrevista es por qué es necesaria la capacitación y la formación en las empresas, qué hay que tener en cuenta en esta área, cuándo es conveniente optar por formatos e-learning, por ejemplo.

* Para Aprender la Uniformidad y la Distinción de su Marca

Nuestro negocio (el suyo, el mío) tiene una singularidad que lo distingue de la competencia. Es SU MARCA. Si fuera una pieza de música, es ese acorde que lo identifica, lo distingue. ¿Cómo hacer para que la gente de su empresa escuche y toque ese acorde en el Do mayor de su negocio y no en Do menor o mucho menos en Fa o Si?

La respuesta es con capacitación y con entrenamiento que incluyen desde opciones presenciales como talleres, ejercicios físicos, educación a distancia, e-learnings. En cualquiera de esas opciones se puede crear un sistema interactivo didáctico en la empresa que facilita y (maximiza) optimiza el aprendizaje de las personas en el ámbito empresarial. Se puede hacer que un conocimiento o técnica que su gente necesita poner en práctica, sea aprendida/ aprehendida por su grupo de trabajo para que ellos lo aprendan y lo transmitan a su cliente ese mensaje particular, original suyo, que lo distingue de la competencia.

Con un ejemplo, se puede ver esto mejor. Pensemos una demanda posible: su empresa vende LCDs, entonces quiere que una determinado equipo de vendedores sepa: "qué vendemos, por qué vendemos esto, qué nos diferencia del resto, por lo tanto por qué conviene que nos compren los LCDs a nosotros, qué preguntas pueden hacer los clientes y saber qué contestar, que los clientes puedan notar y apreciar la diferencia". La calidad del asesoramiento hace lo particular y define el tipo de relación que se establece entre el cliente y el vendedor.

¿Qué se puede hacer?

El experto en capacitación y formación empresarial junto con los que manejan el conocimiento o el ‘know how’ y ‘know what’ de su negocio preparan el contenido, el material a compartir. Es interesante ver cómo el experto en aprendizajes a partir de una idea en una charla con la gente de RRHH y/u otra área de negocios, y con el contenido que da la empresa se consigue crear un módulo interactivo, dándole forma con alguna técnica corporal o en el caso del e-learning con herramientas tecnológicas para que tenga todas las ventajas de lo online.

¿Cómo ayuda a su empresa?

Traduciendo esos mensajes de uniformidad y distinción, primero en mensajes ‘aprendibles’y concientes (encuadrados en alguna didáctica o psicología de aprendizaje para adultos, para que sean fácilmente recuperados) y alineados con la empresa y el negocio: acá también hay que tener en cuenta cómo influyen la visión, misión, valores (de su empresa), y la cultura de la empresa, la forma de hacer las cosas, los símbolos y signos que se usan cotidianamente para transmitir mensajes que son denominadores subconscientes de todo
nuestro hacer. Terminada esta etapa, se realiza una segunda traducción: estos contenidos creados son ‘recreados’ en el mejor formato online o presencial teniendo en cuenta la relación costo-beneficio.

Siguiendo el ejemplo anterior, ¿se imagina qué interesante sería si cuando los compradores van a preguntar por su LCD, de su marca y todos quienes los atienden saben los puntos clave que no pueden dejar de mencionar, saben hacer la distinción de su producto con respecto de otro, del cual pueden saber más o menos que sobre el suyo?
El mejor ejercicio para ver cuánto valor agregado tiene la capacitación, la formación, y el entrenamiento en la empresa es uno mismo hacer el desafío y ver qué pasa. Haga la prueba, vaya a comprar algo, adquirir cualquier servicio y después analice por qué lo compro; en la mayoría de los casos se llega a la compra de producto por una recolección de datos que usted mismo hizo aquí y allá. Entonces, ¿dónde queda aquello que distingue un producto, un negocio? ¿Haría diferencia si se hubiera encontrado con un vendedor que era experto en aquello que le estaba vendiendo? ¿Cuánto hubiera influido en su compra?

La audiencia en las capacitaciones en nuestro negocio. La importancia de su análisis.

En training (palabra que me gusta pues en una sola da la idea de capacitación, entrenamiento, ejercitación, hacer aprendiendo y aprendiendo a hacer) el secreto está en poder hacer el más preciso análisis de audiencia para poder crear o recrear el contenido a aprender.

Hace mucho tiempo, me ofrecieron una posición en una universidad. El entrevistador hacía mucho énfasis en el libro que usaban como hilo conductor. Cuando pedí más detalles de la posición, me comentó que la clase era muy compleja, de una gran diversidad socio-cultural y que su intención era la de uniformar lo que había que aprender. El usar este libro era fundamental. Mientras hablaba, sólo podía pensar que el secreto no estaba en el libro si no entender cómo esa variada población podía aprender/aprehender esa uniformidad que se esperaba que aprendieran y así distinguirse del resto.

Esto mismo sucede con algunos módulos de e-learning por ejemplo, cuando el énfasis se hace en un espectacular uso de herramientas sin prestar mayor atención a cómo las personas aprenden, estos e-learnings permiten un deslumbre inicial que luego queda en el olvido del usuario y en el enojo de quién pago por ese módulo.
Entonces, ¿qué se puede hacer? ¿Con qué criterio analizamos nuestra necesidad de crear las capacitaciones?

Aquí vale una anécdota simpática (la presento en idioma original, la relataré en castellano) El equipo del proyecto que trabajé estaba formado por su líder de proyecto, su sponsor (un experto en el área de negocios que pide la capacitación), el experto en e-learnings y varios expertos en el negocio que van a proveer el contenido. Todos basados en distintos lugares: Singapur, Dallas, Londres, Madrid y Buenos Aires. Idioma en común: inglés. Área de negocios a la cual iba dirigida la capacitación: TI. Audiencia de la capacitación: todos aquellos que no tenían una formación en TI.

Había contenido de TI de capacitaciones anteriores, creado para gente de TI pero no para otros no TI, por lo cual había que crear o recrear contenido para la nueva audiencia. Algunos de las personas del equipo provenían de TI, otros, no, algunos tocaban algo de oído. Hubo un momento magistral en una de las reuniones sobre le contenido, en el que alguien del equipo dice:
* If you ask me if understand this, I will say it is basic Chinese. (Si alguien me pregunta que entienda esto, le diré que es chino básico).
Silencio…Contesta otro:
* I do not know about basic Chinese.,, If you ask me, I will say this is Ancient Greek. (No sé de chino básico. Si alguien me pregunta, diré que es griego antiguo).
Responde un tercero:
OK. I believe we are all meaning the same. But we are saying it differently. (OK. Creo que todos estamos refiriéndonos a lo mismo. Pero lo estamos diciendo de maneras diferentes)
Entonces alguien se le ocurrió preguntar qué significaba chino básico para esa persona y qué significaba griego antiguo para la otra, ambos contestan qué no entendían de qué se trataba el contenido ni a qué apuntaba. Aclarado esto, uno de los expertos sugirió: “And if we all go Middle East and we all speak Turk?” (¿Y si todos vamos a Medio Oriente y hablamos en turco?) Y así medio en serio y medio en broma, se estableció ese ‘turco’ como el idioma-contenido y ‘Medio Oriente’ como el punto de encuentro para poder entenderse. A mitad del camino, consensuado por todos, es aquí donde todos se encuentran y buscan una forma de hablar y de explicar ese contenido a recrear para esta ocasión. Y así empezaron a considerar la audiencia, que podía ser distinta y qué ‘turco’ debía saber para poder aprender, cuánto ‘turco’ podría la audiencia saber hoy, qué ejemplos la audiencia podría significar, cuáles no, etc. Se volvió a pensar el por qué’ de la capacitación y se revisitaron la visión, misión y objetivos de la empresa. En este ‘Medio Oriente’, se desarrollaron 15 módulos de e-learning, mucho más cortos y específicos, con ejemplos y ejercicios prácticos, en vez de los 7 originales de cuarenta y cinco minutos de duración y el clásico ‘Multiple Choice’ como ejercicio para aprobar. En términos de costos y tiempo de desarrollo, fue muy bajo el impacto sobre lo presupuestado originalmente. La planificación fue más larga de la habitual y valió la pena ya que el desarrollo y validación final fueron increíblemente más rápidos. Nivel de aceptación por parte de la audiencia: excelente.

* Alcance de la educación virtual y de los e-learnings. Las 4 ó 5 generaciones trabajando hoy en las empresas. La opción de capitaciones enlatadas vs las hechas a medida.

Entre las grandes ventajas de los formatos de educación online y e-learning están las que ya deben conocer: hablamos de un formato que permite a quien aprende que lo pueda hacer a su ritmo, dentro de un lapso de tiempo (días, semanas o meses) previamente establecido, con – si el módulo ha sido diseñado con la didáctica y las herramientas adecuadas – un aprendiente activo, no espectador. Su mejor alcance es del re-conocimiento de saberes y contenidos (definiendo re-conocimiento, según la taxonomía de Bloom, como repetir, reconocer, nombrar, ordenar, enumerar, reproducir, definir contenidos). Sí, es cierto, se han hecho (he diseñado) módulos pensados para alcanzar niveles superiores de conocimiento como análisis, selección y clasificación de contenidos. Sin embargo, hay que ser cautelosos cuando decidimos el nivel de conocimiento y el sustento metodológico y didáctico de un módulo de e-learning. Algunos contenidos en algunas áreas son excelentes para este formato, algunos otros, no.
Las herramientas actuales permiten hacer módulos fantásticos, deslumbrantes, en 3D pero no hay que olvidar el propósito de todo esto no es simplemente informar en un formato atractivo sino que el otro aprenda algo dado de una manera unidireccional - no vemos como el otro aprende lo que le hemos pedido que aprenda. Éste es el desafío más grande, poder combinar el más adecuado marco didáctico para el caso, con la más adecuada herramienta (esta elección siempre va ligada a tiempo y presupuesto) junto con el contenido a aprender. En este triángulo, el secreto está en el análisis de la audiencia: quiénes son, cuántos son, qué van a aprender y para qué, qué ya saben o creemos que saben, ¿lo harán solos? ¿Y con éxito? ¿Por qué? Y de allí partir hacia la adaptación de los contenidos y ver qué herramienta/s se usan.

En algunas áreas uno o varios módulos de e-learnings alcanzan el objetivo. Otras áreas necesitan completar el proceso con alguna otra intervención, presencial o virtual. El mayor error es no analizar con profundidad qué pueden o no hacer solos los que van a aprender, no adecuarlo a su realidad. El e-learning debe ser sentido por los participantes como cuando uno compra alguna prenda de una multimarca de renombre; la crearon pava todos, pero cuando la usamos, queremos sentir que la hicieron pensando en cada uno de nosotros.

El e-learning no es lo que se viene, ya vino y pisará cada vez más fuerte en las áreas de capacitación, en las universidades y también en los colegios. Entonces, ¿por qué no puede ser opción efectiva en nuestras empresas? El secreto nuevamente está en las preguntas que nos hagamos cuando decidamos hacer las capacitaciones en este formato.